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Comunicazione Interna

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Email, e se ne limitassimo l’uso?

email_150x150Detto da uno come me, che fa largo uso delle email e della tecnologia, sembra quasi contraddittorio. Ma vorrei fare alcune considerazioni che hanno a che fare con il lavoro, i rapporti umani e l’uso, a volte eccessivo, della tecnologia che abbiamo a disposizione.

L’email è parte di quella tecnologia che qualcuno ha definito “impalpabile”, proprio perché è diventata parte integrante della vita di ognuno di noi e per questo “sparisce”, è perfettamente assimilata dalle persone.

La posta elettronica è un ottimo esempio della penetrazione di una tecnologia  nella quotidianità personale, sia per quanto riguarda la sfera lavorativa, sia per quella privata.

Matteo Duò, nel suo libro “Sopravvivere alle email, dal primo a milionesimo messaggio” [Apogeo, 2012], riporta che secondo i dati raccolti da TNS nella ricerca Digital Life, una persona trascorre mediamente 4,4 ore al giorno a contatto con la propria mail-box. Per il 72% della popolazione utilizzare la posta elettronica è un’attività quotidiana. Tradotto, vuol dire che più di 7 persone su 10 spendono 1606 ore all’anno per gestire le proprie email, ovvero 65 giorni all’anno, vale a dire oltre due mesi interamente dedicati alla propria mail-box…

Sempre Duò propone un’altra ricerca, di Pingdom del 2011. La fonte è un po’ datata ma dà comunque il senso dei volumi, come ad esempio quello degli account email di tutto il mondo, che si attesta – nel 2011 appunto – a 3.146 miliardi. Un’altra ricerca, più recente, evidenzia invece come ogni giorno, in tutto il mondo, si ricevono e si mandano 183 miliardi di email.

I volumi sono impressionanti, ma la domanda che occorre porsi è quanto fa bene alla qualità della vita, soprattutto lavorativa, usare così tanto le email…

La risposta che la letteratura ha prodotto – come dice Luciano Canova nel suo articolo c’è troppa posta per te! l’uso compulsivo delle emails – è perlopiù empirica, basata sa questa semplice correlazione:  l’uso massiccio delle email si accompagna a più bassi livelli di benessere soggettivo, a meno soddisfazione sul lavoro e, anche, a livelli più alti di stress. Va detto però che non c’è alcuna evidenza sperimentale su tutto questo e, anzi, è difficile identificare un nesso causale tra l’uso delle email e la qualità della vita.

Detto questo, proviamo a identificare alcuni ambiti critici.

  • La propria mail-box carica di email ancora da leggere: di fronte a questo evento alcuni sostengono che le persone provino smarrimento.
  • Orario di lavoro liquido: l’uso degli smartphone ha esteso il proprio orario lavorativo invadendo la propria sfera privata.
  • L’uso eccessivo, forse anche delle email, alimenta il cosiddetto “tecnostress”, vera e propria patologia che colpisce il 45% dei lavoratori digitali.

Vista l’assenza di ricerche a supporto lavoriamo “di pancia”. Si fa troppo uso delle email? Evitiamo allora di usarle o, quantomeno, limitiamone l’uso!

Thierry Breton, CEO di Atos, quando si riferisce alle email parla di “inquinamento”, e non è un caso. Ha infatti notato che solo 10% dei 200 messaggi ricevuti dai suoi 76 mila dipendenti sono utili.

La questione quindi non è così banale, ci sono infatti aziende che – visto l’uso smodato e (possiamo dirlo?) inutile di quota parte delle email – hanno deciso di darsi delle regole “rivoluzionarie”, che vanno incontro all’esigenza più importante, quella di riesaminare una prassi che vede ormai una forte smaterializzazione delle relazioni: tornare ad alimentare una comunicazione più efficace, attraverso il contatto “diretto” tra le persone.

Un esempio tangibile è quello della Gabel, gruppo tessile della famiglia Montrasio, azienda di 400 dipendenti e una fama mondiale. Dopo le risultanze di un’analisi di clima interna, che aveva evidenziato – tra le altre cose – “l’inutile fiume di email interne”, ha deciso di attivare, dal 9 la 13 novembre 2015, la “settimana senza email”.

Ecco un estratto di alcune dichiarazioni tratte dall’articolo “Gabel, una settimana al lavoro senza mail: ecco come è andata” pubblicato su corriere.it:

«Ci siamo visti di più e siamo stati meno al computer» dice un dipendente dell’ufficio marketing davanti alla sua scrivania. «Io non sono andato in palestra per le camminate che ho fatto da un ufficio all’altro» aggiunge un altro. «E il processo decisionale è stato paradossalmente più veloce» spiegano i tre fratelli Moltrasio. «La mail è efficace se devo comunicare una decisione, lo è meno quando quella scelta si deve ancora fare, aggiunge Michele. Abbiamo parlato di più, fatto riunioni e io ho rischiato pure di perdere la voce».

Sono molte le aziende che sono intervenute per sanare un’anomalia che è in alcuni casi è davvero evidente. Alcune aziende, come Deutsche Telecom, Volkswagen, Bmw, Bayer e Procter&Gamble, ha impedito ai dipendenti di scrivere mail dopo le 18. In Ferrari, già nel 2013, fu chiesto ai dipendenti di limitare moltissimo l’uso delle email interne per alimentare la comunicazione diretta, altre ancora hanno istituito il “no email day”, giorno lavorativo durante il quale è vietato l’uso delle email.

Il risultato di tutte queste esperienze? A quanto pare molto positivo. Attraverso questi bei progetti di Comunicazione Interna, per un determinato lasso di tempo, i partecipanti si sono riappropriati di abitudini che l’uso eccessivo delle email forse aveva fatto loro dimenticare, ricollocando ai giusti livelli  il valore dei rapporti umani.

In fondo, per far partire attività di questo tipo non ci vuole molto, perché non provare?
…Se doveste attivarle fatemi sapere poi com’è andata. Vi lascio la mia email?

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I dipendenti: ambasciatori del brand aziendale sui social.

I dipendenti: ambasciatori del brand aziendale sui socialÈ stata pubblicata recentemente la ricerca Employees Rising: Seizing the Opportunity in Employee Activism, condotta dalla multinazionale delle relazioni pubbliche Weber Shandwick.

Il tema è interessante e dimostra come i dipendenti di un’azienda, grande o piccola che sia, possono contribuire (in positivo o in negativo) alla costruzione dell’immagine pubblica del brand presso cui lavorano.

Dalla ricerca emerge che il 18% dei dipendenti europei è ProAttivo nel postare sui social media contenuti o commenti positivi, e il 32% (PreAttivi) ha invece il potenziale per poterlo fare: i dipendenti positivamente coinvolti danno visibilità al proprio posto di lavoro, difendono la propria organizzazione dalle critiche esterne e si comportano come veri e propri “sostenitori” sia online sia offline.

Importantissimo quindi per le aziende è sicuramente monitorare in maniera costante il fenomeno, ma anche – e forse soprattutto – stimolare i contributi. In questo modo vi è la possibilità di capitalizzare il supporto fornito dagli entusiasti e, contemporaneamente, contenere i detrattori.

La ricerca
Sono stati intervistati 2.300 dipendenti d’azienda di 15 paesi differenti.

Le evidenze:
43%: i dipendenti che pubblicano sui social messaggi, foto o video sull’azienda per cui lavora;
33%: i dipendenti che hanno condiviso un commento positivo sulla propria azienda;
11%: i dipendenti che hanno condiviso online critiche o commenti negativi sull’azienda;
10%: i dipendenti che hanno pubblicato online qualcosa sull’azienda di cui poi si è pentito.

Inoltre dalla ricerca emerge che in Europa il 24% delle aziende incentiva il proprio staff a pubblicare e a condividere sui social notizie inerenti il proprio posto di lavoro. Questa è una forma di incoraggiamento che ha un forte impatto tra i dipendenti e ne stimola la diffusione positivo verso tutti i pubblici.

Il fenomeno dell’attivismo digitale dei dipendenti evidenzia tuttavia anche aspetti negativi, su cui le aziende devono riflettere. La ricerca ha rilevato infatti che solo il 46% degli intervistati è in grado di descrivere ad altri cosa faccia esattamente la propria azienda e quali siano i suoi obiettivi e che solo il 28% degli europei è coinvolto dall’azienda per cui lavora.

La ricerca dimostra quindi come sia fondamentale la comunicazione interna aziendale e come questa possa alimentare l’attivismo digitale. La comunicazione interna, se gestita inefficacemente, porterebbe infatti anche a ricadute motivazionali con conseguenti potenziali danni per la reputazione aziendale.

La classificazione dei dipendenti elaborata da Weber Shandwick:

I ProAttivi: 18% del totale
I PreAttivi: 32% del totale
Gli IperAttivi: 7% del totale
I ReAttivi: 10% del totale
I Detrattori: 13% del totale
Gli InAttivi: il 20% del totale

Leggi e approfondisci su www.eventreport.it

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